Excel tips: usar BuscarV

El post de hoy será extremadamente breve y tiene su origen a partir del comentario de un alumno, que se quejaba de una expresión en Excel, que quería desarrollar, con con cinco o seis if anidados. Su disgusto, perfectamente razonable, era que la fórmula quedaba extremadamente compleja de entender y que era extremadamente fácil equivocarse al escribirla.

Mi comentario fue que, normalmente, si algo queda demasiado complejo, es momento de preguntarse si hay un camino alternativo más sencillo y le sugería que investigara el uso de alguna otra fórmula de Excel.

Planteemos el caso, supongamos que tenemos una tabla de alumnos con un calificación numérica, en este caso con dos decimales.

2016-03-01_0855

 

Queremos agregar una nueva columna que indique la calificación en forma de insuficiente, suficiente, bien, notable y excelente. Para ello, una primera aproximación, podríamos decir que de fuerza bruta, sería idear una expresión del tipo:

2016-03-01_0854

Nos podemos imaginar cómo quedaría la expresión, si en lugar de tener cinco categorías, tuviéramos diez, quince o más.

Una forma bastante más sencilla y elegante de solucionar el problema es la que ofrece la expresión BUSCARV (también nos serviría BUSCARH usando una tabla de correspondencias horizontal en lugar de vertical)

El primer paso, será construir la tabla de correspondencias, en este caso, como quiero usar la función BUSCARV la construiremos en forma vertical:

2016-03-01_0859

El siguiente paso será substituir la larga expresión de SI anidados por esta más sencilla:

2016-03-01_0903

Si observamos la fórmula, en primer lugar va la celda que se inspecciona el valor, en segundo la tabla de correspondencia (aquí hace falta incluir el símbolo $ en la fila columna de las celdas para referenciarlas de forma absoluta) y por último la columna que se mostrará como resultado, en este caso la de calificaciones que es la segunda columna de la tabla.

El resultado como se puede ver, es mucho más limpio compacto y claro, además permite crecer en complejidad sin problemas.

2016-03-01_0904

Actualización

Como bien comenta mi colega Josep Lluís, el caso que he presentado realiza una búsqueda con aproximación, por ejemplo, cualquier valor mayor o igual a 5 pero inferior a 6, se asocia al valor de la tabla suficiente. Sin embargo, hay situaciones, donde es necesario que la relación sea por valores idénticos o exactos. Para forzar esta situación, añadiríamos al final de la expresión BUSCARV la palabra FALSO, dejando la expresión:

=BUSCARV(C4,$A$4:$B$8;2;FALSO)

En este caso, observaríamos que en los casos que el valor de la nota no se correspondiera exactamente con el valor de la tabla de correspondencia, el resultado sería N/A (no disponible).

Otro buen ejemplo de lo importante que es plantearse soluciones alternativas cuando la aparentemente sencilla se va haciendo más y más compleja.

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